Från bloggen

Utveckla ditt intranät på en vecka

Intranätet håller på att förändras – från att vara en intern hemsida och informationsbank till en digital arbetsyta för anställda – en inkörsport till information, tjänster, gemenskap och kunskap som hjälper medarbetare att få saker gjorda. Här är några tips på vägen hur du kan hjälpa ditt intranät i förändringen.

Måndag – Bli social (eftersom dina medarbetare redan är det)
Jag minns hur jag som tonåring hängde på torget på kvällarna och ringde ”heta linjen” för att umgås. Mina tonåringar därhemma hänger över datorn/iPhonen och umgås via Facebook och chat. Vi människor är sociala till naturen, sedan urminnes tider. Lägerelden, fester, grupperingar med vänner och i arbetet. Skillnaden nu är att vi nu via nätet alltmer umgås genom sociala media som exempelvis Facebook och Twitter. Socialt umgänge är en naturlig drivkraft som nu tillämpas via datorer, mobiler och plattor – och dina medarbetare gör det redan – med familj, vänner och kollegor.

Titta på dialogerna och forumen på Facebook, informationsspridningen via Twitter, kompetensprofilerna i LinkedIn, fildelningen på YouTube och andra företeelser och bli inspirerad av möjligheterna i ditt intranät. Idéer, inspiration, kunskap och projektinformation kan utbytas och hanteras på ett sätt som hjälper organisationens medarbetare att göra ett bättre arbete (för att inte prata om den höjda trivselfaktorn). Med ett social intranät underlättas professionell kommunikation, samarbete och kunskapsutbyte och det är helt i linje med hur dina medarbetare redan fungerar.

Tisdag – Gör ditt intranät lätt att använda
Ute på nätet överger användarna en tjänst om den är svår eller krånglig att använda. Dina användare överger dig också om det är svårt eller krångligt – antingen undviker de intranätet helt eller så börjar de använda någon tjänst ute på nätet som upplevs som smidigare. Användbarheten i intranätet är avgörande för dess framgång.

Användbarhet handlar mycket om att ta bort hinder – så ta bort de hinder som får dina användare att inte använda intranätet. Förutom grundläggande saker för bra prestanda såsom bandbredd, maskiner och optimerade laddningstider för sajten så måste struktur, navigering, funktioner och gränssnitt hjälpa användaren att få saker gjorda. Lägg kraft på att göra strukturen tillvänt mot användaren och dess situation, motivera varje funktion och rubrik vad den gör där. En bra sökfunktion är också en viktig pusselbit.

Onsdag – Gör ditt intranät lätt att komma åt (för alla)
Framgångsrika tjänster på nätet har tidigt förstått att lätt och enkelt åtkomst är en nyckelfunktion. Därför har man sett till att inloggning är så smidig (och sällan) som möjligt. Likadant är det med mobil e-post och kalender kopplad till företagets e-postserver – användarna slipper slå in sina uppgifter varje gång man vill kommunicera. Många frustrerade intranät-användare har jag mött som behöver logga in flera gånger, eller använda speciella dosor eller uppkopplingar för att komma åt intranätet. Om intranätet är svårt att komma åt, då används det helt enkelt inte så frekvent.

Vi kommer åt internet överallt idag – på arbetet, i hemmen och via mobila prylar. Sverige ligger faktiskt i topp i världen både när det gäller internetåtkomst i hemmen och via mobiler. Dina användare börjar faktiskt förvänta sig att även intranätet är lika enkelt tillgängligt hemifrån och mobilt. Fundera också på den mobila åtkomsten och om det hjälper dina användare att göra funktioner tillgängliga via appar till mobilerna. Se också till att man blir inloggad automatiskt i intranätet när man är på det interna nätet (så kallad Single-Sign-On).

I den digitala arbetskulturen är det viktigt att alla har tillgång till intranätet – även de som i sitt jobb till vardags inte har en dator. Åtkomst hemifrån och åtkomst via mobilen göra att alla kan bli del, och ta del, av företagskulturen.

Torsdag – Ta intranätet till dina anställda (förvänta dig inte att de ska komma till dig)
Många intranät-ansvariga funderar över hur de ska få användarna att ta sig till intranätet – ett vanligt problem. Man får helt enkelt trycka ut en del av innehållet och försöka väcka intresse genom att jobba via flera kanaler.

Skicka kontinuerligt ut nyhetsbrev eller sammanfattningar via e-post med länkar in till de viktigaste/senaste uppdateringarna. Om det är extra viktigt kan man skicka ut speciella ”pressmeddelanden” internt. E-post når faktiskt fram. Här är det också viktigt att man med ett klick på länken verkligen kan komma åt informationen med minsta möjliga inloggningsbesvär.

Gör också ditt intranet till ett varumärke – ett eget namn på intranätet brukar hjälpa för att skapa detta. Använd interna fysiska anslagstavlor med ”reklam”, interntidningar och interna events för att ”pusha” för din produkt. Var aktiv själv i det sociala intranätet och lägg in inlägg, kommentera och hänvisa med länkar till innehåll. Engagera ”ambassadörer” – folk som kan sprida det goda ryktet om ditt intranät.

Att använda storskärmar i fikarummet eller liknande där man visar ”trailers” eller meddelanden kan vara ett effektivt sätt att få ut intranätet – framförallt till medarbetare som inte sitter vid en dator. Mobila appar är också ett sätt att få upp användningen/frekvensen. Mikrobloggning (typ Twitter) eller status (typ Facebook) eller verktyg som tidsredovisning, på-fältet-formulär, ärendehantering är några exempel.

Fredag – Sätt människorna i mitten av intranätet
”Content is King” brukar man ofta säga. Men, om du söker svar på en fråga börjar man ofta leta efter en person – ”vem vet något om det här?”. Varför vi gör så istället för att söka på intranätet är för man vet inte exakt vad man söker efter, därför vill man ha hjälp. En kommunikation med en människa. Med människorna i centrum blir intranätet mer attraktivt och roligare att vara på – och det finns folk att interagera med.

Grunden brukar var den företagskatalog som de flesta företag har. Katalogen eller telefonboken är i många företag redan en av de mest använda tillämpningarna och visar organisationstillhörighet och titel på folk. Det här är en guldgruva som du kan utnyttja genom att generera profiler där användaren kan lägga till mer information om sig själv men som också bör kopplas till det innehåll användaren varit aktiv i – exempelvis dokument, projekt, blogginlägg, statusmeddelanden etc. Då möjliggörs kopplingen mellan informationen och expertisen bakom den.

Profilerna ger också grunden till nätverkande – både för den sociala gemenskapen och för att underlätta tvärkommunikation genom intressegrupper eller andra tillhörigheter. Med användarna i centrum blir ditt intranät ett kunskapsnav där användare kan länka ihop med varandra och där man kan söka efter expertis. Ditt företag kan ta tillvara på den kunskap ni redan vet.

Lördag – Låt intranätet göra att användarna får saker gjorda
Dina användare har alltid ett ärende på intranätet – det kan vara att hitta en information eller att ge ifrån sig information, exempelvis att rapportera i en applikation. När användarna får saker gjorda är ditt intranät affärskritiskt – det smörjer organisationen.

Studera behoven och beteendena i ditt företag och konstruera intranätet därefter. Vad är det som är viktigt, vanligt och ”bra-att-ha”. När du hittat nyckelfunktioner inom exempelvis tidsredovisning, utlägg, telefonbok eller rapporter så bör dessa lyftas fram så att de är lätt tillgängliga. Hitta de funktioner som idag inte har något stöd eller där stödet inte är bra – lägg dessa på intranätet som ”core” funktioner. Ett bolag som levererar projekt kan ha projekthanteringen där, ett serviceföretag sina serviceärenden osv. Inkludera även de verktyg som underlättar samarbete som chat, videomöten, grupprum, e-post mm så att användarna lätt och naturligt kan samarbeta.

Alla anställda i ditt företag har förmodligen inte samma behov och beteenden – så hur hanterar man det? Att dynamiskt bygga upp olika landningssidor genom att använda data från den inloggades profil brukar vara ett bra recept. Landningssidor kan vara sidor för specifika ändamål – exempelvis HR-sidan, Projektsidan, Faktabanken mm – och data från profilen kan vara avdelningstillhörighet, geografisk ort eller position men också från systemet så man får   serverat ”mina ärenden”, ”mina projekt” osv.

Söndag – inrätta stadsplanering för intranätet
Ditt intranät måste ständigt utvecklas för att hålla nivån och förbättra livet för användarna. Allt för många intranät har tagits fram enligt samma principer som man tar fram en trycksak – en hög intensitet vid framtagandet men efter lansering ingenting. I början känns det bra och fråscht men efter ett tag har verksamhet och omvärld utvecklats och intranätet bleknat. När det är dags för ny version blir det en ”plåga” och hög tröskel att ta sig över.

Ditt intranät behöver skötas som en stadsplanering för en stad i förändring. Det ska finnas en grundläggande infrastruktur men ständiga förbättringar och nybyggen planeras och genomförs så att staden växer och utvecklas. Du behöver ett etablerat råd av intressenter och beslutsfattare som planerar och bestämmer projekten efter en inventera-förbättra-utvärdera modell.

 

Så, du kanske inte hinner med allt detta på en vecka (och du kanske inte arbetar på helger heller), men jag hoppas dess tips kommer till användning när du utvecklar ditt intranät.

Denna blogg har hämtat inspiration från ett tidigare blogginlägg av Jonathan Phillips: Develop your intranet in a week

 

Comments

  1. Väl skrivet Jan!
    Rekommenderar även Jonathans blogg för mer kring detta.
    /Magnus

  2. Bra sammanfattande upplägg och kul analogi måndag med heta linjen etc 🙂

    Angående fredag/mäniskan i mitten – det man ofta missar är också hur människor kommunicerar, dvs intranät skalar av ~90% av ”bandbredden” mot att träffas (”kommuciera synkront” aka i köttet) – så det är viktigt att återta så mycket som möjligt av det för att lyckas med sociala medier.
    //Kim

  3. Will you click as well in person as you do online or on the phone.
    More often than not, a list of awards and achievements will make
    you come out as an intimidating, or worse, overbearing
    individual. When considering online dating,
    you must remember to be honest.

Speak Your Mind

*